5 λάθη στην αποστολή e-mail, που χαλάνε την επαγγελματική σας εικόνα.

Όπως η τεχνολογία έχει εισβάλλει δυναμικά σε κάθε τομέα της ζωής μας, δεν θα ήταν δυνατό να μην επηρεάσει και την επικοινωνία, καθιστώντας την αποστολή e-mail μία καθημερινή συνήθεια για τις επιχειρήσεις. Ωστόσο, παρατηρούνται συχνά κάποια λάθη, που μπορεί να προσβάλλουν την επαγγελματική εικόνα μιας επιχείρησης.

5 λάθη είναι αυτά που πρέπει να προσεχθούν ιδιαίτερα:

1). Κριτική χωρίς τεκμηρίωση.

Οι λέξεις σε μια οθόνη είναι δύσκολο να κατανοηθούν πλήρως, καθώς απουσιάζει το χρώμα στη φωνή ή οι εκφράσεις τους προσώπου. Αυτό τις κάνει να φαίνονται πιο σκληρές, γι’ αυτό θα πρέπει αν είμαστε ιδιαίτερα προσεχτικοί στη χρήση τους και να τεκμηριώνουμε καλύτερα την όποια κριτική χρειάζεται ν’ ασκήσουμε. Γενικά είναι καλό να χρησιμοποιούμε πιο ήπιες εκφράσεις και ν’ αποφεύγουμε τις κατηγορίες. Απαλύνετε τα e-mail σας και θα φτάσετε στο σκοπό σας με έναν πιο επαγγελματικό τρόπο.

2). Επιλογή αποστολής e-mail αντί προσωπικού μηνύματος.

Όταν έχουμε λαμβάνειν τόσα e-mail καθημερινά, μπορεί να είναι ενοχλητικό να λαμβάνουμε και κάποια, που είναι πιο προσωπικά και πιο μικρά σε λέξεις και που θα ήταν πιο εύκολο να σταλούν με προσωπικό μήνυμα, ή ακόμα με τηλέφωνο ή πρόσωπο με πρόσωπο επικοινωνία. Η μείωση της πληθώρας των e-mail είναι ένας θαυμάσιος τρόπος για να δείξετε ότι παραμένετε ανταγωνιστικός και δεν πιέζετε με υπερβολές.

3). Αργή ανταπόκριση ή και… καμία ανταπόκριση!

Είναι τελείως αντιεπαγγελματικό να παρουσιάζουμε αργή ανταπόκριση σε ένα e-mail, από πελάτη ή συνεργάτη. Ακόμα και όταν δεν έχουμε χρόνο, μπορούμε να γράψουμε ένα «Ευχαριστώ», ή «Θα σας απαντήσω το συντομότερο» και μετά να απαντήσουμε εντός ενός εύλογου χρονικού διαστήματος. Καλό είναι επίσης, να κατηγοριοποιούμε τα e-mails που δεχόμαστε, ανάλογα με τη σημαντικότητά τους και να απαντούμε πρώτα στα πιο επείγοντα, πράξη άκρως επαγγελματική.

4). Διπλή αποστολή e-mail.

Πολλοί αποδέκτες ενοχλούνται όταν βλέπουν το ίδιο e-mail δυο φορές στο ταχυδρομείο τους. Όταν δεν μας απαντάνε άμεσα σε ένα e-mail μας, είναι σημαντικό να έχουμε υπομονή και να περιμένουμε τουλάχιστον για 48 ώρες πριν επικοινωνήσουμε ξανά. Όταν επιμένουμε με δεύτερα και τρίτα e-mail δείχνουμε τελείως αντιεπαγγελματίες και ενοχλητικοί.

5). Συναισθήματα.

Τα συναισθήματα είναι για τα προσωπικά μηνύματα, όχι για τα e-mails. Κρατηθείτε μακριά από την έκφραση συναισθημάτων ή τη χρήση εικόνων συναισθημάτων, άσχετα πόσο καλά γνωρίζετε τον αποδέκτη. Τίποτα δεν είναι πιο αντιεπαγγελματικό από την χρήση ενός χαμογελαστού προσώπου στο τέλος ενός e-mail.

Spiral

Σχόλια