11 συμβουλές για καλή διαχείριση χρόνου

Μεγάλη συζήτηση γίνεται γύρω από τις ικανότητες του επιχειρηματία, ειδικότερα στις μικρές επιχειρήσεις. Βάση για την αποτελεσματικότητά του αποτελεί πάντα η ορθή διαχείριση του χρόνου του. Και αυτό είναι απολύτως εύλογο. Ο Peter Drucker έθεσε πολλά χρόνια πριν, τη σημασία της διαχείρισης του χρόνου των στελεχών των επιχειρήσεων, σημειώνοντας ότι "τα αποτελεσματικά στελέχη δεν ξεκινούν ποτέ από τα καθήκοντά τους, αλλά από το διαθέσιμο χρόνο τους"!

Το μεγαλύτερο πρόβλημα για τους "μικρούς" επιχειρηματίες είναι η ότι συχνά πιάνουν τον εαυτό τους να κάνει πολλές και διαφορετικές εργασίες κατά τη διάρκεια μίας ημέρας. Οι παρακάτω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας και μετά να καταλάβετε γιατί δεν έχετε πετύχει περισσότερα:



1. Καταλάβετε ότι η διαχείριση χρόνου είναι ένας μύθος.
Όσο οργανωμένοι και να 'μαστε, η ημέρα έχει 24 ώρες. Ο χρόνος δεν αλλάζει.Το μόνο που μπορούμε να κάνουμε είναι να διαχειριστούμε τον εαυτό μας και το χρόνο που έχουμε διαθέσιμο.

2. Βρείτε που χάνετε το χρόνο σας.
Οι περισσότεροι από μας πιστεύουν ότι οι άλλοι κλέβουν το χρόνο τους, χρόνο που θα μπορούσαν να τον χρησιμοποιήσουν πιο δημιουργικά. Αλλά ποιοι είναι αυτοί που κλέβουν το χρόνο; Μήπως είστε εσείς τελικά που χρησιμοποιείτε πολύ χρόνο σερφάροντας στο διαδίκτυο, ή διαβάζοντας τα e-mails σας, ή κάνοντας πολλά τηλεφωνήματα; Ελέγξτε τις καθημερινές σας ασχολίες και καταγράψτε το χρόνο σας, πως ακριβώς διατίθεται στην καθημερινότητα. Είναι το πρώτο βήμα για αποτελεσματική διαχείριση χρόνου.

3. Θέστε στόχους για τη διαχείριση χρόνου.
Θυμηθείτε, η σημασία στη διαχείριση χρόνου είναι η αλλαγή στη συμπεριφορά σας, όχι στο να αλλάξετε το χρόνο. Μειώστε, καταρχήν, τη σπατάλη χρόνου σε άχρηστα πράγματα. Π.χ. θέστε ως στόχο την πρώτη εβδομάδα, ότι δεν θα παίρνετε προσωπικά τηλεφωνήματα, κατά τη διάρκεια της εργασίας σας.

4. Εφαρμόστε ένα σχέδιο για τη διαχείριση του χρόνου σας.
Ας πούμε ότι κάνετε μία άσκηση για την 3η συμβουλή: ο στόχος είναι να αλλάξετε τη συμπεριφορά σας στη διαχείριση του χρόνου σας, ώστε να επιτύχετε ένα γενικό στόχο για τον εαυτό σας, όπως π.χ. να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας. Έτσι, θα πρέπει, όχι μόνο να θέσετε επιμέρους στόχους, αλλά θα πρέπει παράλληλα να αξιολογήσετε εάν τους πετυχαίνετε ή όχι.

5. Χρησιμοποιήστε εργαλεία για τη διαχείριση του χρόνου.
Είτε μιλάμε για ένα απλό ημερολόγιο, είτε για ένα software, το πρώτο βήμα είναι πάντα να διαχειριστείτε το χρόνο σας, έτσι ώστε να γνωρίζετε πως ξοδεύεται και να σχεδιάσετε το πως θα τον χρησιμοποιήσετε στο μέλλον. Ένα software, όπως για παράδειγμα το Outlook, σας επιτρέπει να οργανώσετε το χρόνο σας εύκολα και σας θυμίζει τις καθημερινές σας δραστηριότητες, διευκολύντάς σας.

6. Δώστε μεγάλη σημασία στις προτεραιότητες.
Πρέπει να ξεκινάτε κάθε μέρα σας, ιεραρχώντας τις πιο σημαντικές σας εργασίες. Εάν έχετε 20 εργασίες σε μία μέρα, σκεφτείτε πόσες από αυτές πρέπει πραγματικά να ολοκληρώσετε;

7. Μάθετε να αναθέτετε εργασίες.
Όσο μικρή και να είναι η επιχείρησή σας, δεν υπάρχει λόγος να "τρέχετε" μόνος σας. Για μία αποτελεσματική διαχείριση χρόνου, θα πρέπει να αφήσετε άλλους ανθρώπους να αναλάβουν κάποιες ευθύνες, που μπορούν να διεκπεραιώσουν με επιτυχία.

8. Εφαρμόστε καθημερινές ρουτίνες και να επιμένετε σ' αυτές όσο το δυνατόν περισσότερο.
Όσο και να μεγαλώνει η κρίση, εσείς θα είστε όλο και πιο παραγωγικός, εφόσον θα ακολουθείτε τις ρουτίνες σας καθημερινά και θα το κάνετε πλέον με μεγάλη ευκολία.

9. Βάλτε όρια στα καθημερινά σας καθήκοντα.
Για παράδειγμα, το να διαβάζετε e-mail μπορεί να σας φάει όλη την ημέρα, εάν δεν ελέγξετε το χρόνο σας. Βάλτε λοιπόν ένα όριο για κάθε εργασία και μην το παραβιάσετε ποτέ.

10. Να είστε σίγουρος ότι το πληροφοριακό σας σύστημα είναι σωστά οργανωμένο.
Χάνετε χρόνο στο να ψάχνετε αρχεία στον υπολογιστή σας; Αφιερώστε χρόνο στην οργάνωση
του συστήματος. Ο φορτωμένος υπολογιστής σας αργεί; Αδειάστε τον ή προσθέστε χώρο ή ταχύτητα μνήμης.

11. Μην ξοδεύετε χρόνο περιμένοντας.
Από τα ραντεβού με τους πελάτες, μέχρι αυτό με το γιατρό σας, είναι δεδομένο ότι κάποιες φορές θα πρέπει να περιμένετε. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να κάθεστε άπραγοι. Πάντοτε να έχετε κάτι να κάνετε, όπως π.χ. μία έκθεση που πρέπει να διαβάσετε, ή ένα σχέδιο που πρέπει να ετοιμάσετε. Άλλωστε, η σύγχρονη τεχνολογία μπορεί να σας βοηθήσει ιδιαίτερα σ' αυτόν τον τομέα.

Spiral

Σχόλια